職務経歴書の出来栄え次第で書類選考の合否が決まることも多いです。
また書類選考合格後には面接でも質問のきっかけとして使われることが多い書類でその重要性はとても高い職務経歴書。
基本的な作法から「選考者に強く印象に残る作成方法」まで研究と試行錯誤が必要なのが職務経歴書です。
この記事を読めば何をすれば良いかが分かる様になります。
1. 職務経歴書とは
職務経歴書は転職活動において応募企業の書類選考で「履歴書」とセットなる必須書類のひとつです。
その名の通り、「今までの職務の経歴を書き綴った」書類です。
しかしながら、求職者にとってそれは単なる「職務一覧表」ではありません。
新卒採用と違って、中途採用者にとって最も重視されるのが「それまでの社会人生活」そのものです。
職務経歴書はそれをアピールできる唯一の書類と言えるからです。
2. 職務経歴書のテンプレート
職務経歴書にはテンプレートがありますので、どの様な形が良いか決めかねている方は既にあるテンプレートをそのまま使うか、それを土台に自分流にアレンジすることをおススメします。
私がおススメする転職エージェントでは求職者向けにテンプレートの配布やサンプルを公開していますので是非そちらを活用してみてはいかがでしょうか？
例えば、経理を専門とするジャスネットキャリアでは職務経歴者の書き方のポイントやサンプルを一般事業会社の経理、上場企業の経理、ベンチャーの経理など16種類に分けて掲載しています。
どの会社のテンプレートも以下の様な構成になっていると思います。
- 要約文
- 職務経歴
- 会社名
- 従事期間
- 利用会計ソフトや企業規模や業種等主な共通記載項目
- 職務内容
- 実績やアピールポイント
- 資格・免許・PCスキル
- 自己PR文
この構成の中に「いかに見易くコンパクトにまとめつつ、自分の伝えたいものを効果的に盛り込めるか」にかかっているわけです。
3. 職務経歴書作成のポイント
一般的・基本的な記載の注意点は先述の転職エージェントの各サンプルページにて確認できると思いますので、そちらを参照頂くとして、ここではもう少し他の応募者と差がつく「読まれる職務経歴書」「印象に残る職務経歴書」に焦点を当てて作成のポイントをご紹介したいと思います。
とにかく読みやすいことが大切
企業側は中途入社の採用活動を日常業務をこなしながらしています。
残業続きの激務のなか隙間時間を見つけて何10人分もの資料に目を通さなければならないことも珍しくありません。
そんななか書式が揃っていない「ちぐはぐな書類」を読まなければならいとそれだけでストレスとなり印象も悪くなるし、最悪は読み始めた直後に「不合格」となりかねません。
ですから最も注意することは「読み易さ」、情報の取り出しやすさと言えます。
表題文字は大きくしたり罫線や文字飾り、バックグラウンドの色を変える等してメリハリをつけます。
かといって過剰な装飾は逆に読み易さの妨げになりますので「凝りすぎ」には注意が必要です。
用意されたテンプレートをそのまま使う程度に抑えておきましょう。
また箇条書き中心で長文は避けます。
全体の構成としてもA4で2枚程度におさめます。
これ以上長いと読まれないことが多いです。
だからと言って小さな文字で沢山の文字を詰め込むのはやめましょう。
通常のフォントサイズでA4で2枚、これを守りましょう。
年を記載する時は西暦で統一するとか、転職経験があり複数社の経歴を記載は最新のものから過去に遡っていく形式が一般的だったりします。
個人的には在籍期間の年月日の横に（かっこ書き）などで従事年齢も付記していると従事業務とポジションがイメージできるので読む側として助かります。
自己PRも「あれもこれも」といろいろな点に言及するよりも最もアピールしたいポイントに絞って書くことを心がけます。
印刷した時のレイアウトにも気を付ける
通常はエクセルかワード文書で作成することが多い職務経歴書です。
受け渡しも電子データでやり取りすることになるかと思いますが、印刷時のレイアウト崩れがないかには気を付けておきたいと思います。
受け手がレイアウトに調整が不要な書式で整えておくことをお忘れなく。
特にエクセルは枠から文字がはみ出しやすいので注意しておきましょう。
細部にこだわり過ぎない
良く履歴書の写真はカラーか写真か、等の議論がありますが、そんなことに正解はありません。
多少読み手にとって好き嫌いはあるでしょうが、新卒の採用ではありません。
そんな細部のこだわりは捨てて内容で勝負するようにしましょう。
あえて言うなら「どうしたら読み易いか、心に響くかを自分の頭で」考えましょう。
4. 職務経歴書は最大の「宣伝広告」であり転職活動の武器になる
テンプレートの構成を見るとわかる通り、職務経歴書は「事実を伝える」情報やとにかく「読み易く」、アピールポイントは「読み手の心に響くかどうか」が重要になります。
特に職務経歴書は「自分という商品を売り込む宣伝チラシである」ということを認識して短い文章で思いが伝わるように言葉選びも大切になってきます。
働く姿がイメージしやすい職務経歴
職務経歴は基本的には「データに属する部分」ですのであまり余計な情報は入れずにコンパクトに収めることを心掛ける必要があります。
しかしながらその中で何とか働くイメージをしやすいように記載することも大切です。
部署の人員構成や自分がその何番目のポジションなのかが分かる様にするとか工夫の余地はあります。
職場ごとに一つ程度は簡潔にエピソードを盛り込むのも良いかもしれません。
退職理由の記載
私は自分自身が転職回数が多いので転職が多いことに比較的寛容な方ですが、それでも転職理由はかなり重視して見ています。
ですから転職回数が多いとか、従事してから離職までの期間が短いケース、特に現職に就いてからすぐに転職活動を始めたようなケースでは職務経歴書に転職理由の記載をおススメします。
記載しないと「腰の軽い人」「浮ついた印象」などと言ったネガティブなイメージを勝手に抱かれる可能性が高まります。
ちなみに「転職理由」がネガティブでは良くない等とする意見を聞くことがありますが、私はそんなことはないと思っています。
体を壊すほどの激務でそれを避けるためとか、会社が倒産寸前で将来性に不安があったから、で十分だと思います。
逆にポジティブに「ステップアップのため」みたいな理由の方が、「うちもステップアップの踏み台にされるのか？」と思ってしまうくらいです。
ただ、以前にお世話になった会社を必要以上に貶めるようなことを「文字で表現」するのはやめておきましょう。
応募企業ごとに微調整する
応募企業ごとに担当を予定する業務が異なっていたり部門のチーム編成が異なったり業種が現職と似通っていたり、いろいろと異なることに考慮に入れて、職務経歴書のアピールポイントに強弱を付けたりすることも必要です。
私は最後の転職は3ヶ月のうちに100種類ほどの職務経歴書を作成しました。
何度も試行錯誤もしましたし、応募企業ごとにも調整を加えていましたのでこんな数になってしまいましたが、そのくらい書類選考を通すには職務経歴書を重視していました。
あなたは「続きを見たい」と思わせる職務経歴書が欠けているか？
私は最も良い職務経歴書は選考する方に「続きを読みたい」と思わせるものだと思っています。
選考をしていると、スキルや経験を見ると他の応募者に見劣りしているにもかかわらず、「面接で会ってみたい」と思わせる職務経歴書に出会うことがあります。
ポジティブな勢いを文面から感じられること、自分の職場で働いているイメージが沸くような人とでもいう様な場合です。
職務経歴書に「面接に続く」とでも書いてあるようなイメージです。
職務経歴書は書類選考のためだけにあるわけではない
職務経歴書は書類選考の大切な書類です。
前述の様にその出来栄え次第で選考の合否にも大きく影響する書類です。
しかしながら職務経歴書は書類選考で合格を勝ち取ったら、その後の面接でも土台となる大切な役割があります。
先述の通り、「続きが見たい」と思わせたとしたら、「前回のあらすじ」はまさにこの職務経歴書です。
職務経歴書で良いイメージを持ってもらったら「その良い先入観」のまま面接のスタートを切ることもできるでしょう。
字数の制限で細かな表現が出来なかったエピソードを面接では更に自身のアピールすることだってできるかもしれません。
4. 未経験者の職務経歴書作成にはスキルの棚卸しが重要
さて、ここまで職務経歴書の重要性やどの様な点に注意したら良いかをご紹介してきました。
経理未経験の方は自己PRや過去の職務経歴の記載において、「未経験」でありながら「採用したら活躍できますよ」というアピールにつなげられるように工夫が必要です。
経歴において全ての経験業務について満遍なく書くのではなく経理につながりがありそうな経験を優先して記載して限られた紙面を埋めるようにします。
例えば集計スキルとしてエクセルの経験値が高いことを前面に押し出すとか、全社部門への指導力・交渉力・説明するマインド・コミュニケーション力がある等は職種が異なっていても積んできたスキルの応用ができるはずです。
「とにかく分かりやすいマニュアルが作れる」とか、システムに強いとか、いろいろと浮かぶことはあると思います。
そんな時に重視したいのが2つです。
1つは経理にはどんな業務があるかを念頭に置くことです。
以下の記事を参考に研究してみて下さい。
そしてもう1つ大切なことはご自身のスキルの棚卸しを十分にし尽くすことです。
以下の記事を参考にしつつ、場合によっては転職エージェントからのヒアリングを受ける等して第三者からの目を通して自分では気づかないスキルの掘り起こしをすることをおススメします。
棚卸しの結果を良く眺めて、一押しのスキル・経験と省略しても良いスキル・経験を取捨選択して職務経歴書を見直してみると更に選考で光るものに出来るのではないでしょうか？
是非、1度の完成に満足せず、試行錯誤しながら「続きが読みたくなる職務経歴書」を目指して頑張って下さい。
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